La présente politique de confidentialité vous informe sur les données personnelles collectées, traitées et transmises par fribap et les entreprises associées à celle-ci. Elle a également pour but de vous informer sur vos droits.
1 Définitions
Dans le cadre de cette politique de confidentialité, le masculin englobe tous les membres du sexe opposé et les mots suivants auront les significations suivantes :
- Collaborateurs de fribap : il s’agit des collaborateurs ainsi que des apprentis collaborateurs de fribap qui travaillent au siège de fribap.
- Apprentis : il s’agit des Apprentis engagés par fribap en vue d’un apprentissage dans une entreprise partenaire.
- Bénéficiaires de prestations : il s’agit des Bénéficiaires de diverses prestations qu’offre fribap, notamment des cours d’appui, des séances de coaching et des mandats externes.
- Mandants : il s’agit des personnes physiques ou morales qui chargent fribap de divers mandats, notamment des cours d’appui ou du coaching.
Pour des définitions générales concernant les données, le traitement, le responsable du traitement et autres, la présente politique de confidentialité renvoie à l’art. 5 LPD.
2 Principe
fribap accorde une grande importance à la protection de la vie privée. La présente déclaration énonce sa politique de confidentialité, autrement dit le traitement des données à caractère personnel recueillies par l’intermédiaire de son site Web ou de sa correspondance, et, plus généralement, dans le cadre des prestations qu’elle fournit.
fribap collecte et traite les données personnelles avec le plus grand soin et dans le respect des dispositions légales applicables ; leur traitement se limite au strict nécessaire et intervient dans les seuls buts décrits dans la présente déclaration. fribap conserve les données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la fourniture de ses prestations. Il met tout en œuvre pour protéger ses banques de données des intrusions externes, des pertes, des usages abusifs et de la falsification.
La présente déclaration s’appuie la nouvelle loi fédérale sur la protection des données (LPD) et son ordonnance (OPDo).
3 Responsable du traitement des données
Le responsable et détenteur du traitement des données est fribap.
fribap a pour but la lutte contre le chômage des jeunes. Pour ce faire, il planifie des projets et gère notamment un réseau d’entreprises partenaires qui soutient les jeunes dans la recherche d’une place d'apprentissage et propose des prestations dans le domaine de la formation professionnelle et de l’intégration sur le marché du travail.
4 Entreprises associées à fribap et sous-traitance
fribap travaille en étroite collaboration avec des entreprises partenaires qui formeront les Apprentis dans le cadre de leur apprentissage.
fribap travaille également avec d’autres entreprises sous-traitantes ou avec des personnes physiques, notamment pour le suivi psychologique des Apprentis.
Les sous-traitants, entreprises partenaires et Mandants s’engagent à respecter la LPD dans la même mesure que fribap, conformément à l’art. 9 LPD.
Seules les données nécessaires sont transmises aux entreprises partenaires, aux sous-traitants et aux Mandants.
5 Collecte et traitement de données personnelles
fribap traite principalement les données personnelles qu’elle recueille dans le cadre de l’offre de places d’apprentissage à ses Apprentis, ses Collaborateurs et ses Bénéficiaires de prestations. Les données sont alors recueillies lors d’une candidature sur son site internet ou par tout autre moyen (lettre, courriel, etc.) et au cours de la relation contractuelle.
Les données à caractère personnel qu’il traite sont en particulier les suivantes : prénom, nom, adresse postale, adresse courriel, date de naissance, nationalité, permis de séjour ou autres pièces d’identité, carte d’assurance et autres informations sur la santé (dont no AVS), données bancaires, représentant légal, écoles fréquentées, stages effectués, postulations précédentes, notes des cours inter-entreprises et professionnels, liste de présence au travail, décomptes de salaire, éventuels cours d’appui et autres informations présentes sur le CV.
Le traitement englobe chaque manipulation des données à caractère personnel. Cela comprend entre autres la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage, l’effacement ou la destruction des données à caractère personnel.
Comme fribap collabore avec des entreprises partenaires, des entreprises sous-traitantes et divers Mandants, les données nécessaires leurs sont transmises, notamment concernant les candidatures.
6 Finalités du traitement des données et bases juridiques
fribap utilise les données personnelles collectées principalement pour accompagner les Apprentis avant, pendant et après leur apprentissage. Cela implique une utilisation des données pour la conclusion et l’exécution des conventions avec les entreprises partenaires ainsi que pour un suivi complet de l’Apprenti.
Conformément aux lois suisses sur la protection des données, fribap traite uniquement les données personnelles qu’il reçoit légalement et sur une base juridique, c’est-à-dire principalement le consentement. Dans la mesure où la personne concernée a donné son consentement pour le traitement de ses données personnelles à des fins spécifiques (p. ex. envoi de la candidature aux entreprises partenaires), fribap traite ces données dans le cadre et sur la base de ce consentement, à moins qu’il existe une autre base juridique ou d’autres justes motifs.
Un consentement donné peut être révoqué à tout moment ; cette révocation n’aura toutefois aucun effet sur les données déjà traitées.
7 Durée de conservation des données personnelles
fribap traite et enregistre les données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour l’exécution de ses obligations contractuelles et légales ou pour les finalités poursuivies par le traitement, c’est-à-dire, par exemple, pour la durée de la relation d’apprentissage ou de travail.
En cas de conclusion d’un contrat d’apprentissage ou de travail, les données sont conservées dès la candidature et jusqu’à un délai de 2 ans suivant la fin de l’apprentissage ou des relations de travail. Les données nécessaires à la fiscalité de l’entreprise (p. ex. décomptes annuels de salaire) ainsi que le certificat de travail ou d’apprentissage sont conservés pendant 10 ans dès la fin de chaque année fiscale.
Si aucun contrat d’apprentissage ou de travail n’est conclu ou que le dossier n’est pas retenu, le dossier physique est détruit après la période de recrutement et conservé pour une durée maximale d’une année.
Les données concernant les Bénéficiaires de prestations sont conservées durant 3 ans à compter du début de la relation contractuelle.
8 Sécurité des données
fribap prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles d’un accès non autorisé ou d’un usage abusif comme l’élaboration de directives, des formations, des solutions visant la sécurité informatique et réseaux, le contrôle et la restriction des accès ainsi que l’anonymisation.
9 Obligation de fournir des données personnelles
Dans le cadre de notre relation d'affaires, vous devez fournir les données personnelles nécessaires à l'établissement et à l'exécution d'une relation d'affaires et au respect des obligations contractuelles qui y sont liées (vous n'avez généralement pas d'obligation légale de nous fournir des données). Sans ces données, nous ne serons généralement pas en mesure de conclure un contrat avec vous (ou avec l'organisme ou la personne que vous représentez) ou de l'exécuter. Le site web ne peut pas non plus être utilisé si certaines données permettant de garantir le trafic de données (comme l'adresse IP) ne sont pas divulguées.
10 Profilage et prise de décision automatisée
Les données à caractère personnel ne font pas l’objet d'une prise de décision automatisée. Aucun profilage n’est pratiqué avec les données à caractère personnel.
11 Droits de la personne concernée
Dans le cadre du droit sur la protection des données, chaque personne dont les données sont traitées dispose d’un droit d’accès à l’information (art. 25 LPD), d’un droit à la rectification (art. 32 al. 1 LPD), d’un droit à l’effacement ou la destruction des données personnelles (art. 32 al. 2 let. c LPD), d’un droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel (art. 32 al. 2 let. a LPD), ainsi qu’à l’opposition à ce que fribap traite les données et à la remise de certaines des données en vue de les transmettre à une autre entité (art. 32 al. 2 let. b LPD).
Toute demande peut être adressée par courrier à l’adresse susmentionnée ou par courriel à : info@fribap.ch et est gratuite, sauf si elle engendre des efforts disproportionnés (art. 19 OPDo).
L’exercice de tels droits exige en principe que le titulaire justifie son identité de manière claire (p. ex. au moyen d’une copie de la carte d’identité).
Les renseignements sont en principe fournis par écrit. D’entente avec un des responsables du traitement (cf. chiffre 3) ou sur sa proposition, la personne concernée peut également consulter ses données sur place. Si elle y a consenti, les renseignements peuvent également lui être fournis oralement.
Le droit de révoquer son consentement (cf. chiffre 6) peut entrer en conflit avec des accords contractuels et avoir des conséquences sur ceux-ci. Dans ce cas, fribap en informe la personne concernée lorsqu’elle fait valoir son droit.
Toute personne concernée a par ailleurs le droit de faire valoir ses prétentions en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. L’autorité compétente en matière de protection des données en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (http://www.edoeb.admin.ch).
12 Modifications
fribap se réserve le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment et sans préavis. La version valable est celle publiée actuellement sur son site Web, www.fribap.ch.
La version française de ce document fait foi. Approuvé par le Comité le 7 décembre 2023.